本日のイベントについて

2019年11月17日に開催しました、せんさん主催のACP講座「アドバンス・ケア・プランニングって何？〜自己の価値観を見つめ、ケアを考える〜」において、告知していた会場と予約していた会場を間違えるアクシデントが発生しました。

ご参加いただいたみなさまには、この場を借りて深くお詫びするとともに、再発防止に向けた取り組みを行いたいと思います。

この度は誠に申し訳ございませんでした。

アクシデント報告

【発生日時】2019年11月17日 13時

【発生場所】イベントスペースA

【影響人数】14名

【発生内容】

せんさん主催のACP講座を行う際、レンタルスペース検索サイト「spacemarket」にてイベントスペースを検索。申込時に審査があり、2019年9月11日にイベントスペースAを予約。しかし、審査に落ち、その後イベントスペースBを予約。イベントスペースBの予約はそのまま審査が通り予約できたが、イベントスペースAを予約したと勘違いをし、そのままPeatixにイベントスペースAの住所を記載。その後、全員がイベントスペースAを予約したと考え、そのままイベントの準備を行う。

2019年11月16日。運営のmizuki@おぬはイベント会場のキーボックスの暗証番号を取得する作業をweb上で行う。

2019年11月17日。mizuki@おぬは羽田空港で所用を済ませたあと、池袋へ向かう。Spacemarketで表示された予約一覧から本日のものを選び、そこで表示された地図をgoogle mapに入れ、ナビ代わりに移動。そのほか運営メンバーはPeatixで表示されているイベントスペースAに向かう。13時、他のメンバーに「スペースは入れますよ」と連絡。するとのぞみさんからLINE通話が来る。電車での移動中だったので、池袋駅に到着と同時に通話。暗証番号は違うし、他の人達が借りていると情報が入る。運営会社に電話するがそのスペースには誰も来ていないし、予約はしっかりされているとのこと。もう一度確認すると、Peatixで案内した会場と予約した会場が違うことが判明した。

【原因】

思い込み・確認ミス・多重業務中だったので混同した

【影響】

徒歩12分の移動をしてもらった。

開始時間が30分遅れた

講演内容が短くなった

時間で帰る人の聴講時間が短くなった。

【対策】

Spacemarketの予約画面を保存し共有する。

情報共有を密にする。

以前使ったエリアは思い込みの原因になるので、なるべくエリアを限定せずにスペースを探す。

今回の出来事を振り返り、今後はこのようなミスが無いようにいたします。